La méthode du KANBAN pour une meilleure gestion de son temps

Publié par Violaine Baix le

 

image to-do-list

Qui n’a jamais eu 36 choses à faire … en même temps et sans savoir par où commencer ?

Que ce soit des tâches professionnelles comme envoyer un mail, préparer une réunion, rédiger un document, etc. ou des tâches quotidiennes comme les courses, prévoir des rendez-vous médicaux, le repassage, etc.

Alors, il y a les rois de la procrastination qui reporteront la plupart des activités et qui stresseront à l’idée de devoir travailler tard la nuit pour honorer les échéances. Et d’autres qui prévoient un planning, un agenda, une liste des activités prioritaires étalés sur une semaine pour une meilleure visibilité et moins de stress !

La technique du KANBAN

Étant une adepte de l’organisation et de la planification, j’ai découvert la technique du KANBAN. Je l’utilise autant pour mes activités personnelles que professionnelles. Je la propose aussi aux jeunes que j’accompagne dans le cadre d’ateliers sur la méthodologie de travail.

Cette technique trouve son origine au Japon. KANBAN signifie « étiquette », « carte ». La méthode a été introduite par Toyota pour assurer la gestion autonome d’équipes de travail.  Ces équipes s’échangeaient constamment des fiches sur l’état d’avancement de leurs tâches afin de permettre un travail en flux tendu.

Pierre Mongin, précurseur dans l’utilisation des Post-It et de la méthode KANBAN propose une adaptation simple et efficace pour tous :

Matériel :

  • Un poster ou tableau ou feuille A3
  • Des Post-It de différentes couleurs
  • Stylo

 

Comment ça fonctionne ?image cahier de post-it

Sur le support (poster, tableau, affiche)

  • Tracez 3 colonnes verticales:
    • A démarrer
    • En cours
    • J’ai terminé

Prenez un Post-It et écrivez une seule tâche pour ensuite le coller dans la colonne à démarrer ou en cours. Faites la même chose pour toutes vos tâches. Vous pouvez changer de couleur de Post-It en fonction de critères que vous définissez (tâche à réaliser seule ou en groupe, niveau d’urgence, cours scolaires différents, etc.)

Au plus, les Post-It se déplaceront vers la colonne « en cours » au plus la motivation sera grande pour terminer vos tâches !

image kanban

Variantes

  1. Si vous avez plusieurs tâches à réaliser dans plusieurs domaines,
  • Tracez une ou plusieurs colonnes horizontales :
  • Famille
  • École
  • Boulot
  • Divers

Dans ce cas, utilisez les Post-It de couleurs pour différencier les domaines.

  1. Au lieu de découper en 3 colonnes votre support, vous pouvez aussi le découper avec les jours de la semaine et coller vos Post-It (tâches) sur le jour où cela doit être effectué. Dans ce cas, lorsqu’une tâche est réalisée, enlevez le Post-It…vous vous verrez avancer !

Cette méthode du KANBAN peut être utilisée par tous les membres de votre famille selon des modalités différentes :

  • De 6 à 10 ans, votre enfant va réaliser son KANBAN sous votre œil attentif de parent (à mettre sur le frigo, par exemple). Il peut l’utiliser pour y indiquer ses tâches à la maison, ses devoirs, ses loisirs. Par cette dynamique, vous lui permettez d’acquérir peu à peu son autonomie ;
  • De 12 à 15 ans, le KANBAN va se déplacer dans la chambre de vos adolescents et ils utiliseront la variante « semainier » pour planifier leurs devoirs et leçons. Vos pouvez proposer de compléter, d’ajuster le KANBAN si vous estimez qu’il n’est pas réaliste ;
  • De 15 à 18 ans, le jeune va plutôt utiliser le KANBAN pour planifier sa session

    d’examens sur plusieurs semaines. Il gère son KANBAN de manière autonome.

image post it

A vous de jouer !

Vous êtes étudiant et vous voulez vous tester au KANBAN, voici un exercice pour vous :

  • Préparer votre matériel (support, Post-It de couleurs, stylos)
  • Les tâches à réaliser sont :
    • Lecture d’un roman pour le 24 novembre
    • Interrogation de mathématiques tous les jeudis
    • Activité scoute tous les dimanches
    • Hockey le mardi et jeudi de 17h à 19h
    • Rangement dans la chambre
    • Devoir de sciences chaque lundi et interrogation un vendredi sur 2
    • Visite à grand-mère le mercredi après-midi
    • Grasse matinée le samedi matin jusque 12h
    • Vider le lave-vaisselle le jeudi après les cours et mettre la table le vendredi soir
  • Dans ce cas précis, utilisez un semainier pour 2 semaines

Vous avez une semaine chargée au boulot mais aussi à la maison, réalisez votre propre KANBAN !

  • Choisissez votre propre support
  • Choisissez votre variante (semainier ou les 3 colonnes)
  • Munissez-vous de Post-It de couleurs et de stylos
  • Complétez vos Post-It et placez-les sur votre support
  • Une fois terminé,  n’hésitez pas à prendre une photo afin de garder une trace.

Pour aller plus loin

Article de Violaine Baix

Découvrez plus d’astuces pour mieux vous organiser dans la formation en ligne « Gérez votre temps et gérez vos priorités ».

Enregistrer


6 commentaires

Yuth · 15 décembre 2016 à 4 h 47 min

J’ai fait tout suite une page KANBAN avec trois colonnes après la lecture de cet article. Je le trouve intéressant et je me sens plus motivé face au tas de boulots. J’esprère que ça marche bien. Merci bc!

    Cindy · 16 décembre 2016 à 19 h 29 min

    Super ! Tu nous diras quels sont les résultats pour toi 😉

Elaine · 15 décembre 2016 à 17 h 00 min

Merci, c’est génial et j’ai très envie de mettre en oeuvre cette méthode. Je la trouve très simple et facile à suivre.

    Cindy · 16 décembre 2016 à 19 h 28 min

    Merci, Elaine. Tu nous diras ce que tu en penses.

Jean2000 · 15 décembre 2016 à 21 h 30 min

nous l’utilisons régulièrement au boulot. La méthode est un peu dérivé vu que c’est du « scrum » mais à la maison, simplement pour y voir plus clair concernant les tâches à realisé, c’est vraiment un vrai plus, moins de stress car on se voit avancer et grace à ça ca reste motivant.
Il faudra par contre ne pas être négligeant et tenir le tableau à jour tous les matins. Au début on se force un peu, ensuite ça en devient une habitude 🙂
Merci pour l’article!

    Cindy · 16 décembre 2016 à 19 h 27 min

    Merci beaucoup pour ton partage. Oui, c’est parfois nécessaire de se forcer un peu au début pour créer une nouvelle habitude bonne pour nous 😉

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

CommentLuv badge